Les bonnes astuces pour éditer ses devis et factures

Vous êtes auto-entrepreneur, artisan ou travailleur indépendant ? Votre liberté s’accompagne aussi de tâches administratives quelque peu rigoureuses que vous vous devez d’exécuter pour la bonne marche de votre affaire.

Des logiciels en libre accès vous aident aujourd’hui à faciliter votre édition de devis et de factures, documents centraux ou documents de comptabilité de votre activité. Posséder les bons réflexes peut vous faire gagner un temps précieux !

Quelles sont les astuces pour éditer ses factures ou ses devis digne d’une grande société ? Documents comptables ou juridiques, ces pièces importantes donnent aussi une certaine image de vous et de votre société. Il y a donc tout intérêt à les soigner !

Ne jamais oublier les indispensables !

Dans nos astuces pour éditer ses factures et ses devis, il y a des indispensables.

Un devis comme une facture, sont des documents avec une certaine valeur juridique mettant en évidence une collaboration entre vous et votre client. Ces documents doivent être clairs, aussi bien dans la forme que dans le fond en résumant la ou les missions ainsi que les montants pratiqués de la manière la plus détaillée possible.

Certains éléments de bases reviendront toujours sur vos devis et factures  :

• votre nom et prénom ainsi que ceux de votre client,
• vos coordonnées (adresses, numéro de téléphone, mail) et celles du client,
• votre numéro d’immatriculation (SIRET, SIREN, n° de TVA) ainsi que celui de votre client,
• la date d’émission du devis ou de la facture,
• l’objet du devis ou de la facture, résume de manière efficace et concise votre mission.

Sur un devis comme sur une facture, il est essentiel que ces informations apparaissent clairement en début de document.

Pensez à référencer votre document : la numérotation

Pour sa propre organisation, il est bien d’élaborer une numérotation. À vous de choisir la forme de votre numérotation : date à l’endroit, à l’envers, inclure l’année ou encore le numéro de la mission. Une fois choisie, il faut bien évidemment tenir cette logique et ne pas changer en cours de route !

Cette numérotation est une référence qui vous aidera à classer plus facilement votre documentation.

Tout est dans le détail !

Autant pour votre facture que pour votre devis, prenez le temps de détailler vos missions le plus précisément possible. Si vous le pouvez, mentionnez la ou les missions et expliquez en termes accessibles de quoi il s’agit et ce que cela implique. N’oubliez pas de faire apparaître le temps estimé, si bien évidemment vous êtes rémunéré à l’heure ou à la journée. Indiquez aussi de manière claire vos tarifs à l’unité, le montant hors HT et TTC si la TVA est applicable.

Mentionnez les conditions

Les conditions de règlement et de paiement sont importantes à mentionner sur les factures. La temporalité (fin de mois, bien souvent) ainsi que le mode de règlement (virement bancaire, paypal) sont à faire apparaître clairement en bas de document. De cette manière vous évitez les mauvaises surprises et anticipez de potentiels problèmes de factures impayées. Vous pouvez aussi mettre en évidence vos coordonnées bancaires.

Soignez la présentation

Enfin, vous pouvez apporter une touche personnelle en soignant la présentation générale. Ajoutez le logo de votre société en en-tête et accordez les couleurs. Cela sera apprécié et vous donnera clairement une bonne image auprès de votre prospect (si c’est un devis), rassurera ou finira de convaincre et de séduire le client, si c’est une facture.